Business Intelligence para un Gerente.


Andrés Peñaloza / Director General.
Cuando entramos en diferentes niveles de la organización vemos que la información se vuelve una herramienta de trabajo clave e importante, ya que permite que se visualice el comportamiento de las operaciones del negocio a todo nivel.

Para generar el concepto de Inteligencia de negocios en tu empresa debes entender cuál es el flujo de información en la organización y cuáles son los procesos clave involucrados para el cumplimiento del plan de negocios que definiste, así mismo, este debe contar con una clara visión de los objetivos como negocio.
Elegir estas variables adecuadas, es realmente el trabajo que debe tomar la mayor dedicación del gerente, pero sin olvidar que son aquellas herramientas (numéricas) que permiten rápidamente, identificar el comportamiento.

Como ejemplo de estas son, ventas, costos, saldos, número de clientes, propuestas entre otros. Una vez que se conocen el objetivo de la compañía, la información que genera y los procesos involucrados podemos seleccionar las variables o datos que nos permitirán tomar las decisiones adecuadas. Debemos preguntarnos si la información nos permitirá evaluar a la organización y tomar decisiones para mejorar la competitividad del negocio, la mayoría de las variables seleccionadas permiten evaluar la productividad, costos y desempeño de las operaciones internas del negocio. Las variables e indicadores seleccionados deben permitir tomar decisiones a nivel operativo, a nivel gerencial y por supuesto a nivel directivo.

Para poder generar inteligencia, ya sea a través de reportes o de indicadores específicos debemos tener una manera de colección de la información, ya sea manual o automática.

Cada negocio requiere “inteligencia” diferente.

Una vez que conocemos los procesos, variables y flujo de información, se deben generar los reportes e indicadores que nos permitan visualizar y obtener los resultados, tendencias y datos fuera de rango o desviaciones.

Cada Indicador debe tener establecido su objetivo a corto, mediano y largo plazo, así como los límites mínimos y máximos para detectar las desviaciones y tomar acciones para corregirlas.

Para las decisiones operativas generalmente se establecen reportes de seguimiento que permiten analizar y tomar decisiones de manera oportuna, hoy en día mucha de la información operativa puede ser obtenida , procesada y analizada en tiempo real gracias a que cuentas con sistemas como SAP.
En casos de producción, sistemas de mercadeo telefónico y otros procesos dentro de la empresa posible se debe tener instrumentación instalada en los equipos para controlar al minuto. Ejemplos de estos casos, pueden ser las producciones en tiempo real, los inventarios en tiempo real, las temperaturas del proceso, etc. Para decisiones gerenciales se pueden seleccionar algunos indicadores de desempeño Clave o variables clave del proceso que permitan evaluar el proceso en cuestión, por ejemplo un gerente de Producción, debe estar interesado en la producción real comparado contra los objetivos establecidos de cada equipo, en la eficiencia de los equipos, en los costos de producción, etc. Un Gerente de Mantenimiento debe estar interesado en la confiabilidad del equipo, en la disponibilidad, el tiempo medio para reparar, en los costos de mantenimiento, etc.

Para la información directiva se deben seleccionar no más de 7 a 10 indicadores clave que permitan visualizar y analizar el negocio de manera integral y global, a este nivel se debe manejar una mezcla de los principales indicadores de cada proceso.
Ejemplos de estos son: llamadas de marketing, oportunidades de ventas, cambios de etapa de ventas, cierres, visitas, productos terminados, compras, pedidos a producción, entre otros.

Así mismo las herramientas de inteligencia de negocios, podrán aportar elementos que muestren comportamientos, que permiten prever cambios y aportar con mayor peso a las decisiones, para esto las herramientas de Inteligencia de Negocios, deben contar con información histórica los más confiable posible, unificada, estandarizada para hacer los comparativos y presentarlos para el análisis correspondiente.

Conclusiones

La inteligencia de negocios debe ser una fuente confiable para toma de decisiones, la información que generamos día a día debe ser de utilidad para conocer y analizar la situación general de la empresa por lo que es importante generar información real y adecuada a las necesidades. Debe existir una estrategia de obtención y almacenamiento de información para después extraerla ordenadamente y poder analizarla. La información o indicadores obtenidos deben estar alineados a la visión y objetivos de la empresa.

Hoy en día logro controlar el negocio gracias a contar con información que me entrega el sistema de tal manera que puedo construir indicadores de comportamiento del mismo y así ajustar los temas correspondientes.

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