Administración de Compras con SAP Business One.

Administre órdenes de compra, recibos de mercancía y distribuidores, e integre almacén y contabilidad.

La administración de compras es una funcionalidad central de la aplicación SAP® Business One, que le permite utilizar sus funciones de integración para administrar todo su proceso de compras, desde la creación de la orden de compra hasta el pago de la factura del distribuidor.

Usted puede crear órdenes de compra en pantallas fáciles de entender y utilizar la información guardada como base para posteriores recibos de mercancías. Se pueden crear documentos de facturas de distribuidores subsiguientes simplemente haciendo referencia a las órdenes de compra o recibos de mercancías y así transferir la información pertinente. Devuelva envíos insatisfactorios a su distribuidor utilizando la función de devolución de mercancías, e introduzca notas de crédito después de la recepción. El registro de los documentos en SAP Business One captura y vincula cada documento creado durante un proceso de compra.
SAP Business One le permite administrar información maestra de artículos y distribuidores con información detallada en múltiples niveles.
Aplique listas de precios y modelos de costos a artículos de compra, y obtenga una visión actualizada de los valores de las órdenes de compra y de las valoraciones del inventario.
Utilice el registro maestro de distribuidores para ver información detallada de los distribuidores así como un saldo actual de las cuentas para poder seleccionar mejor los distribuidores adecuados para una orden en particular.

Adquisiciones
Las órdenes de compra se crean en pocas etapas fáciles, e integran totalmente información maestra del distribuidor y del artículo. Las órdenes de compra en SAP Business One soportan múltiples divisas y categorías de artículos, tales como materias primas, mercancías para compra/venta y servicios.
Cuando se introduce un artículo de una orden de compra, se seleccionan automáticamente las listas de precios y se aplican los descuentos.
Es posible agregar manualmente descuentos especiales no recurrentes en el documento.

Se puede introducir en el documento, información sobre el envío y la facturación, incluyendo fecha y dirección de la entrega, tipo de envío, plazos de pago y contactos del comprador, lo que le brinda al distribuidor todos los datos necesarios para procesar su orden a la brevedad. Según el lugar del envío, se calculan y aplican los impuestos tanto a nivel de artículo como de encabezado, lo que elimina la necesidad de realizar cómputos impositivos en forma manual.

Los envíos entrantes quedan registrados con recibos de mercancías y son reconocidos inmediatamente por el almacén correspondiente.
Los documentos de recibo de mercancías pueden ser autónomos (es decir, reemplazar una orden de compra en una compra en efectivo) o basados en órdenes de compra u otros documentos de adquisiciones.

Las cuentas por pagar juegan un papel clave en la administración de compras de SAP Business One. Tras la recepción de una factura de un distribuidor, usted puede realizar todas las entradas necesarias en SAP Business One para reconocer la obligación en sus libros.
Las facturas de cuentas por pagar pueden crearse con o sin referencia a órdenes de compra. Introduzca toda la información manualmente, o haga la referencia a una orden de compra o recibo de mercancías para insertar automáticamente información del distribuidor y del artículo en la factura.
Los artículos o servicios que hayan sido entregados en condición no satisfactoria pueden ser devueltos al distribuidor utilizando la función de devolución de mercancías.


SAP Business One incorpora gastos adicionales, tales como gastos de envío, seguros, y servicios, en el encabezado y al nivel del artículo de un documento de compra. Los gastos a nivel del encabezado pueden ser de distribuidor a artículos según criterios predefinidos, tales como cantidad, peso y monto de la orden. Los impuestos se aplican automáticamente, según la ubicación del envío. Una función especial de “gastos de importación” le permite administrar los gastos de una transacción internacional que incluye aranceles aduaneros y otros gastos inculcados a la importación/exportación. El diseñador del formato impreso le permite crear formatos para documentos de compras salientes, y le brinda plantillas de formatos.
Los borradores de documentos en SAP Business One le permiten personalizar y guardar plantillas, que puede usar después como base para documentos que contengan datos iguales o similares.

Potente elaboración de reportes con XL Reporter
La herramienta XL Reporter en SAP Business One le permite crear poderosos reportes de compras utilizando plantillas de Microsoft Excel. Usando el diseñador de reportes y el redactor de reportes, usted puede crear tableros de control tales como panoramas de las principales .órdenes y distribuidores, compras anuales hasta la fecha, .órdenes abiertas, entregas y cuentas por pagar. Las mismas herramientas le permiten crear reportes detallados de compras, tales como análisis de compras y antigüedad. SAP brinda una gran cantidad de plantillas parafacilitarle el comienzo de la elaboración de sus reportes de compras.El organizador de reportes en SAP Business One le ayuda a administrar y ejecutar sus reportes y le permite su fácil distribución a compradores y canales de SAP.
Para saber más sobre cómo SAP Business One puede ayudar a mejorar su organización de compras y a hacer crecer su empresa y trabajar con eficiencia con su cadena de suministro.
Aportación: Mario Rodríguez /Ejecutivo de Cuenta.
Fuente: www.engenium.com.mx

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