¿La inversión en SAP en tiempos de crisis, es para defensa o ataque?


Por Sergio Castro/ Director

Con este tema empiezo mi participación en una de las herramientas más importantes que estamos creando en
e-ngenium, como parte de un gran esfuerzo por comunicarnos mejor con nuestros clientes, es una gran alegría participar e invertir en este tipo de estrategias que siempre resultan benéficas y han demostrado ser de gran utilidad en diversos giros de compañías, productos y servicios. Estaremos haciendo este tipo de artículos de forma mensual y creemos firmemente que aportaran mucho conocimiento a ustedes nuestros lectores.

He decidido que mi primer artículo estará dedicado a hablar sobre la inversión que hoy se hace en un ERP como SAP Business One en estos tiempos de crisis y de qué manera puede aportar valor en prácticas de gestión de negocios actuales o futuras. Dependiendo de la situación del mercado o individual de cada organización, podemos decir que SAP puede ser una herramienta de Soporte de Estrategia Defensiva o Soporte de Estrategia de Ataque, la aplicación de una, otra o ambas depende exclusivamente de nuestros lectores, lo que es un hecho es que el aporte de una herramienta como SAP definitivamente contribuye de forma importante a la conservación y cumplimiento de la misión critica de negocio y la gestión de procesos.

SAP como soporte de Estrategia Defensiva

Cuando hablamos de una estrategia defensiva, normalmente nos referimos a cuidar los recursos que tenemos (clientes, prospectos, canales, empleados, efectivo) contra un ambiente de competencia donde al existir una crisis, seguramente somos objeto de ataques en un mercado restringido y donde el numero de prospectos se reduce, los márgenes decrecen y el flujo de caja es bajo.

Tener un software ERP como SAP, nos provee de herramientas que aquí se describe un par de ellas sin orden de uso o prioridad y que sugerimos integrar como parte de su diaria revisión sobre el estado del negocio:

1) Análisis y conteos cíclicos de inventarios: En tiempos de crisis las compras deben de ser delicadamente planeadas, integrar correctamente sus tiempos de compra, sus costos de importación o distribución interna, así como la visibilidad de las mejores fechas de pago para estos artículos, considerando descuentos por pronto pago y su inserción en un reporte general de flujo de caja, deben de proveer la posibilidad de reducir el volumen de artículos de nuestro inventario sin afectar los niveles de servicio, incrementando nuestro flujo de caja. En SAP contamos con la herramienta MRP para este fin, y lograr este objetivo. Un elemento importante para complementar esta estrategia, es la utilización de conteos cíclicos en aquellos artículos que por su valor o rotación sean los más importantes para la empresa, esto es fácil de realizar a través de una consulta de inventarios o ventas. El conteo cíclico, semanal o diario incluso, ayudara a incrementar la confiabilidad de la información en el sistema SAP, lo cual será el soporte para la correcta operación de las compras correctas y no afectar los niveles de servicio ante una reducción de inventarios.

2) Retención y visibilidad de Clientes: Uno de los activos más importantes de la empresa, que seguramente en estos tiempos ya ha recibido más de una oferta de la competencia para cambiarse de proveedor, u ofertas mucho más agresivas en términos de márgenes y tiempos de entrega, ante empresas sobre inventariadas y con necesidades importantes de dinero por mala administración. Estas son las estrategias que SAP puede apoyar para defender este activo tan importante:

a. Llamadas de cortesía: Analizar a través del CRM de SAP, que clientes no han comprado nada en los últimos 15, 30 o 45 días para realizarles una visita de cortesía, entender las razones de compra, analizarlas y crear ofertas o promociones para incentivar la venta, además que esto permite conocer el estado de relación con otros proveedores o la introducción de nuevos productos que la competencia provee.
b. Clasificar a nuestros clientes para promociones especiales: Es bien conocida la regla donde el 20% de nuestros clientes normalmente generan el 80% de nuestras Utilidades, ambos datos se encuentran disponibles en SAP, clasificando a nuestros clientes, podemos en el CRM poner especial énfasis en estas cuentas y organizar planes de venta a largo plazo, mejorar condiciones de pago, descuentos e incluso apartar inventarios para el surtimiento de estos clientes.
c. Control y documentación de actividades de venta y comportamiento de clientes: Utilizando el módulo CRM, que a su vez se integra con MS Office es posible tener un detallado control de las visitas, llamadas, quejas y correos electrónicos realizados a clientes y prospectos, con esto, podemos revisar que nuestra fuerza de ventas siga de forma cercana las necesidades y actividades pendientes con los clientes, así como informar a mandos superiores sobre visitas no realizadas o incluso programar diferentes actividades a los vendedores, mismas que se verán reflejadas en sus calendarios. Igualmente cada etapa del proceso de ventas puede ser definida y monitoreada constantemente, incluyendo los productos a vender, quien es nuestro competidor, si la oportunidad se perdió o se gano y la razón.

SAP Como estrategia de Ataque

Cuando hablamos de una estrategia de ataque, normalmente nos referimos a la posibilidad de ampliar nuestra base de clientes, ventas y márgenes de utilidad, ya sea a través de la generación de nuevos canales de ventas, introducción de nuevos productos, innovación en servicios o cobertura geográfica con oficinas propias.

Tener un software ERP como SAP, nos provee de herramientas aquí se describen un par de ellas sin orden de uso o prioridad y que sugerimos integrar como parte de su diaria revisión sobre el estado del negocio:

1) Nuevos métodos de venta y atención: Al SAP ser el centro de información en una sola base de datos de toda la información relacionada con artículos, cliente y precios, resulta relativamente sencillo poder implementar estrategias como estas para poder incrementar los métodos de venta a nuestros clientes:
a. Creación de un sitio de e-commerce para productos y servicios: Integrando con un proveedor de servicios de internet, SAP ya está preparado para ofrecer los servicios de integración con paginas de e-commerce y desde internet recibir órdenes, generar estados de cuenta, e incluso dar de alta nuevos clientes. SAP ofrece todas las herramientas para que un programador por encargo diseñe una página con estos servicios e integrar en un tiempo muy reducido de tiempo, con todas las reglas de negocios ya consideradas, como descuentos, precios especiales, direcciones de entrega, condiciones de pago etc. El costo de una transacción por internet resulta realmente atractivo para impulsar nuevos clientes sin inversiones importantes de expansión de oficinas.
b. Control de prospectacion y tubería de ventas: Utilizando el CRM de SAP es posible dar de alta no solo clientes, si no también prospectos, a lo cual, utilizando una campaña de emailing o telemarketing para conseguir nuevos prospectos, se puede agregar como un prospecto dentro de SAP y darle seguimiento de acuerdo a nuestra metodología de ventas, dando peso a cada etapa y registrando con detalle la oportunidad que se genera con cada cliente, así como analizar a nuestros competidores. Realizar un análisis y corregir rápidamente razones de pérdida o triunfo de negocios, así como los montos que se cerraran en el tiempo, es prácticamente automático cuando se tienen los datos entrados y el seguimiento es diario.

2) Manejo correcto y flexible de condiciones de operación, administrador por excepción. Uno de los principales motivadores en tiempos de crisis para la compra de bienes y servicios es el factor precio y tiempo de entrega, una gran cantidad de empresas están a la caza de oportunidades competidas y el que mejor reaccione en el tiempo y costo necesitados, es quien logra llevarse la venta. Recomendamos aquí algunas prácticas basadas en administración por excepción:

a. Para flexibilizar la negociación de ventas, poner un límite inferior de utilidad de venta permitida, que de al vendedor la herramienta para poder negociar en el momento y en caso de que se requiera rebasar este límite, esto escale automáticamente por medio de claves de autorización a los mandos medios o directivos correspondientes.
b. Definir diferentes listas de precios que permitan reflejar las condiciones de venta en cada uno de los escenarios de trabajo, una para distribuidores, otra para cliente final, para cliente mayorista, etc. Esto permitirá que las ventas fluyan de forma transparente y casi automática al momento que el vendedor realizar órdenes para nuestros clientes o distribuidores.
c. Ofrecer esquemas de mercancía en consignación, esto es, entregar un stock de producto a clientes, controlar su salida y consumos desde SAP para facturar exclusivamente aquello que se va consumiendo durante un periodo de tiempo, lo que asegura la fidelidad de nuestros clientes.

Conclusión

Estas prácticas que hemos explicado cómo podrían ayudar a las empresas a mejorar sus condiciones operativas, son algunas de las cosas atractivas que SAP Business One puede ofrecer a ustedes para lograr sortear con imaginación y prácticas automatizadas, las cambiantes y retadoras condiciones de trabajo que hoy imperan en estos tiempos de crisis.

Definitivamente, SAP es una herramienta que por su flexibilidad le permitirá soportar una gran variedad de estrategias que hoy quizás no forman parte de sus procesos, pero que ante este escenario de crisis, puede servir como una buena manera de defender sus activos y al mismo tiempo o de forma independiente, ayudar al crecimiento de sus ingresos y utilidades.

Espero que este artículo haya sido de su agrado, estoy a sus ordenes por medio de este boletín, nuestro blog y correo electrónico.

Hasta el próximo mes estimados lectores, me despido con una frase que creo describe bien la actitud que uno debe tomar en estos tiempos de crisis.

"Una persona no puede directamente escoger sus circunstancias, pero si puede escoger sus pensamientos e indirectamente -y con seguridad- darle forma a sus circunstancias." (James Allen)

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