El ERP en el área comercial de las compañías medianas y pequeñas.

Por Andrés Peñaloza/ Bussines Unit Manager


Las empresas medianas y pequeñas durante los años de maduración y éxito en crecimiento, logran sumar valiosos conocimientos de la manera en la cual “funciona” el negocio, normalmente este éxito está basado en la experiencia y estilo de trabajo que el mismo dueño ha impreso como sello característico; en el momento que el negocio empieza a crecer y se requiere asignar esta tarea a otra persona clave implicará un riesgo en perdida de esos factores críticos de éxito en las ventas mientras se estabiliza y logra el mismo nivel de conocimiento.

También, aquellas condiciones “especiales” de atención de los clientes claves en el crecimiento del negocio normalmente están en la cabeza de quien lo maneja desde el inicio y se requiere estar consultando a las personas, generando una dependencia para solucionar problemas del día para el funcionamiento normal de la organización de ventas.

Por otra parte entrar en la ruta del crecimiento, requiere de la concentración de la dirección o gerencia en asuntos referentes a la misión del negocio lo que le obliga a contar con herramientas más adecuadas para la toma de decisiones rápidas y adecuadas, lo que le obliga a contar con elementos de consulta del estado de su negocio en todas las áreas.

En las varias decenas de compañías en las cuales me han permitido acompañarles en el proceso de implementación de un ERP y sobre todo en el área comercial, he logrado ver como aquellos factores comentados anteriormente han disminuido su impacto negativo y han aportado al desarrollo adecuado del crecimiento de la empresa.

Un ERP como SAP Business One, cuenta con herramientas de registro de las características más significativas para que las personas del área comercial cuenten con información relevante para su proceso de venta. El contar con la información del cliente a la mano desde lo más básico como los datos de entrega, facturación; así como información clave de los contactos con sus correos electrónicos y números de teléfono.

Pero también las condiciones especiales, las cuales fueron pactadas y mejoradas a lo largo de la relación, puede (debe) ser volcado - registrado en el sistema, así pues, listas de precios o descuentos, condiciones de pago especiales para cada cliente o zona o ciudad, lugares de entrega acordados por el cliente, forma de empaque del producto acordado, fechas de recibo de facturas, documentos especiales de entrega, entre muchas otras, quedan registradas y a disposición de “cualquier” persona que lo requiera para su consulta o para la misma operación del día a día. Este conocimiento de cómo atender al cliente (know-how) no solo está cubriendo las necesidades actuales, estandariza la forma de atención para las nuevas empresas que se quieran atender y proteger a la compañía al dejar registro en SU sistema.

Así mismo la gerencia podrá analizar dichas características especiales de atención para determinar nuevas condiciones de negociación que estén acorde el estado actual del mercado, es decir que le permitirá contar con una herramienta que le muestre como ha sido el comportamiento de estas condiciones especiales entregadas, y determinar si siguen siendo convenientes o si requiere de ajustes.

Con un ERP se debe lograr sea una herramienta como la base de registros de todas las condiciones que caracterizan al área comercial, siendo el centro de consulta y registro único para la operación, dando los parámetros básicos para el funcionamiento del área, entregando al vendedor una verdadera herramienta para el manejo de su trabajo.

Los vendedores, cuentan en el ERP como una herramienta que les agiliza la tareas simples o automáticas del proceso de venta, de una herramienta de registro de las actividades con el cliente, permite darle una fuente de información de cómo en otras ocasiones fue atendida una propuesta, pudiendo dedicar más tiempo a la creación de estrategias de atención que en la labor autómata o de carreras para conseguir información que está en el sistema.

De la misma manera, durante el proceso de venta cuentan con herramientas para el registro del estado de las cotizaciones u oportunidades de venta, donde las citas, actividades especiales y tácticas definidas en conjunto con la gerencia permitirán contar con reuniones de ventas mucho más ágiles.

Un gerente de ventas cuenta con todos los reportes de estado de las cuentas, pipeline (proyección de cierres), planes de trabajo de vendedores, entre otros, de todos y cada uno de los vendedores de manera inmediata; de esta manera podrá tomar acciones con base en los hechos que fueron descritos por los vendedores. Definirá los indicadores clave de desempeño de los vendedores, podrá controlarlos desde el sistema y así mismo crear las estrategias más adecuadas para el cumplimiento de los objetivos de ingresos de la compañía.

Con estos “controles” que están en línea y validando en todo momento el cumplimiento de los parámetros, las gerencias cuentan con una herramienta muy adecuada para la toma de decisiones con menor nivel de riesgo, al contar con la información de manera oportuna. Autorizaciones, cambios de precios, promociones de productos, prevención de pedidos que no se surtirán, son algunas de las características que con un ERP como SAP Business One, contarán de entrada para su gestión de las ventas.

Lo interesante y clave de los ERPs como SAP Business One, no solamente es entregar una buena manera de realizar las actividades comerciales de las compañías, sino también el lograr la herramienta de trabajo para los vendedores, gerentes y directivos de la compañía.

Conclusiones

El “know how” de la empresa es un activo valioso, poder depositar de manera estructurada este conocimiento del negocio hace que los procesos de crecimiento de la organización sean más exitosos.

El ERP es una herramienta única para todos los niveles del área comercial, desde el funcionario de atención a cliente por teléfono, pasando por los vendedores hasta las gerencias cuentan con la misma fuente de información que les permite reducir substancialmente los errores de operación e incrementar los niveles de eficiencia.

El contar con un registro adecuado de la información en el ERP, permitirá en tiempo real, contar con comportamientos del área, personas y ventas, por ende las decisiones se podrán tomar con mayor agilidad y con mayor certeza en el éxito esperado de la misma, así como medir de inmediato los resultados.

El gran potencial existente con los ERPs está en el aprovechamiento de las buenas prácticas que estos sistemas tienen incluidos en su modelo, el tomarlas podría potenciar mucho mas el éxito que sus negocios hoy en día están teniendo.

Además el contar con un sistema ERP funcionando permite generar planes internos de mejora de los procesos, para validar como hacer mejor, más productivo y con mejores resultados lo que hoy hacemos, mi recomendación es revisar el proceso comercial, revisar como puedes complementar o apoyar tus estrategias a través del sistema.


Aportar en sus procesos comerciales de sus compañías y compartir experiencias aplicables es parte del desarrollo de nuestra relación de negocios, así que será un placer compartir con Ustedes por todos nuestros medios de comunicación sobre el fascinante mundo de las ventas.

Un abrazo… Andrés Peñaloza C.





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