ERP: ¿UNA SOLUCIÓN O UNA CARGA PARA LA COMPAÑÍA?.

Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con información confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las organizaciones. Para lograr esto, la integración de sistemas ya no es considerada como una opción, se considera una obligación.
La integración significa alinear la estrategia de Tecnologías de Información (TI) con los objetivos de negocio (CIO Magazine, 2002). Para lograr tal integración, en el caso de los sistemas internos de la compañía, existe el sistema ERP. Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es:

¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?.

La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio (Koch, 2002). Para ayudar a disminuír esta problemática, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. Por lo tanto, en este documento se presentan las principales ventajas y beneficios de los ERP, así como sus desventajas y problemas asociados con su implementación, los principales retos en su implementación, además de otros aspectos importantes que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar una aplicación como el ERP.

Introducción.

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.


Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas de la compañía que contribuyen para la generación de sus productos y servicios.


Esta integración de sistemas, sin embargo, ha ocasionado muchos problemas desde la década de los 90´s. Las compañías se enfocaban en la adopción de sistemas ERP para resolver problemas de integración. Sin embargo, estos sistemas automatizaban las actividades principales del negocio sin resolver las estructuras y procesos de negocio fundamentales. Como resultado, frecuentemente coexistía un sinnúmero de aplicaciones diferentes con los sistemas ERP.


Para evitar en lo posible esta problemática, se debe conocer el potencial de este tipo de sistemas, sus ventajas y desventajas y sus principales características, así como sus desventajas y problemas de implementación y puntos importantes que requieren mayor atención al momento de tomar la decisión de implementar una aplicación como el ERP.


Por lo tanto, este documento pretende proporcionar las bases para que las compañías interesadas en la adquisición de un sistema ERP, tenga los elementos suficientes para determinar si la adquisición de un sistema ERP para su empresa representaría una buena solución para los problemas de integración que se tengan o una carga extra y que requiere considerar otros aspectos de la compañía antes de tomar la decisión de adquirir un sistema ERP.

¿Por qué la Integración?

Durante los últimos años, dos de los grandes problemas que han enfrentado las organizaciones para el logro de sus objetivos y estrategias de negocio ha sido la compartición de información y, por otro lado, la comunicación entre sus principales departamentos tales como manufactura y logística, finanzas, ventas, mercadotecnia y recursos humanos.

Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con información confiable, íntegra y oportuna para lograr los objetivos estratégicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia tener comunicados a todos sus departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de información dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener información útil y confiable para el logro de sus objetivos.

Para lograr esto, la integración de sistemas ya no es considerada como una opción, se considera una obligación. Y no se trata sólo de conectar los sistemas, la integración significa alinear la estrategia de Tecnologías de Información (TI) con los objetivos de negocio (CIO Magazine, 2002).

Sin embargo, además de permitir conectar los sistemas y alinear la estrategia de TI con la estrategia de negocio, Gustin et al. (1994) mencionan que la integración se logra con el enlace entre la información y la ventaja competitiva (Soliman, Clegg & Tantoush, 2001).

Así pues, hoy en día los directivos de TI y su staff de colaboradores están tratando el tema de integración como un imperativo del negocio, no como una posible estrategia entre otras más, sino como única estrategia posible (CIO Magazine, 2002).

Tal integración, permite a la compañía tener una relación más estrecha con sus clientes y socios de negocio (CIO Magazine, 2002). Al momento de que los sistemas de la compañía estén integrados en uno sólo y la información que se genera de éste es percibida como confiable y útil para los clientes de la organización, éstos dedicarán un mayor esfuerzo por concentrarse en mantener y acrecentar su relación con tal compañía.

Por otro lado, los objetivos de esta integración, como mencionan Duff (1996) y Mitskavich (1996), son desde luego la compartición de información, evitar la duplicidad de trabajo, reducir el esfuerzo desperdiciado y eliminar las actividades que no representan valor.

Aún logrando lo anterior, no es ninguna sorpresa que la integración a esta escala cuesta grandes cantidades de dinero, y ésta es la razón por la cual mucha gente y compañías están y tendrán que debatir (CIO Magazine, 2002).

Así pues, para lograr tal integración, en el caso de los sistemas internos de la compañía, existe el sistema ERP.

Implementaciones de ERP: ¿por qué fracasan?

El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como manufactura y logística, finanzas y contabilidad, ventas y mercadotecnia y recursos humanos.

Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo programa de software que satisfaga las necesidades de la gente del departamento de manufactura, así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y mercadotecnia, entre otras. Normalmente, cada uno de estos departamentos tiene su propio sistema de computación de acuerdo a las formas de trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo programa de software integrado que "corre" (ejecuta) una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos más fácilmente.

Esta integración puede traer un reembolso tremendo si las compañías instalan el software correctamente.

Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?. La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio.

Con el uso del ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte más difícil. Lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo.

Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar.

Para ayudar a disminuír esta problemática, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente.
Aladwani menciona algunos ejemplos de estas estrategias: las actitudes del staff y la administración hacia el nuevo sistema ERP, el involucramiento de los usuarios durante todo el proceso de implementación del sistema y el entrenamiento de los usuarios para el uso adecuado del sistema.
Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de ERP sean exitosas, hay que saber cómo y qué es lo que las personas piensan; es el pensamiento lo que tiene que cambiar.

Mayores retos.

El problema de mayor peso al tomar la decisión de implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas la gente que trabaja en la compañía. Cambiar los hábitos de la gente será un reto enorme. Hacer que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto más grande. Si la compañía es resistente al cambio, entonces el proyecto de ERP estará más propenso a fracasar.

Lo anterior, da origen a otro de los retos más grandes que las compañías enfrentan que es definir y ejecutar el propio plan de implementación de ERP, siendo éste uno de los retos de mayor importancia relacionados con este sistema empresarial tan importante y a la vez tan problemático para una gran cantidad de compañías.

Conclusiones.
En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos información en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo, en especial en la industria de manufactura. De igual manera, el ERP se está expandiendo hacia otras industrias que se están dando cuenta de los incrementos en los ingresos tan significativos que se generan al contar con un sistema ERP.
Cuando se pretende por primera vez en la compañía llevar a cabo una implementación de un ERP y que ésta sea exitosa se requiere de una metodología estructurada, esto es, una estrategia enfocada en la gente y los procesos. De esta manera se pueden administrar efectivamente los riesgos. Un error muy común que se presenta es no tener a los empleados preparados para utilizar los nuevos procesos y sistema de soporte. Aquí la consecuencia es un fracaso total e inevitable.

Aportación: Mario Rodriguez- Ejecutivo de Cuenta

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