La estrategia para que tu empresa funcione bien sin ti.

Un gran anhelo que todos los dueños tenemos es que nuestra empresa se convierta en un negocio, que es una empresa rentable que funcione bien sin ti.

Si quieres que tu empresa funcione bien sin ti, lo que debes hacer es aplicar la Arquitectura de Negocios a los procesos de tu empresa, esto te dará como resultado una mayor independencia operativa sin sacrificar resultados y enfocar tu empresa a cumplir tu sueño.

La Arquitectura de Negocios es una metodología que se aplica a tu empresa para optimizar, automatizar y sistematizar sus procesos de negocio para que funcione bien sin ti.

La Arquitectura de Negocios consta de 5 pasos:
El primero de ellos es tu sueño, el cual es el fundamento de tu negocio.Como dueño, tú debes tener por escrito claramente tu ideal, tu visión, el motivo por el cual creaste la empresa, esto para poder establecer el plan del negocio y poder integrar a tu equipo a las personas que te ayudarán a ponerlo en práctica. Si no sabes claramente lo que quieres, no podrás lograrlo.

Una vez que tienes por escrito tu sueño, el segundo paso es evaluar tu empresa para saber qué tan cerca o qué tan lejos está de tu sueño. Cualquier otro parámetro que se utilice para evaluar tu empresa es secundario, ya que su propósito principal es cumplir tu sueño y con esa referencia se debe emitir el diagnóstico.
Con tu sueño estableciste a dónde quieres llegar y con la evaluación analizaste dónde está la empresa en ese momento en relación a tu sueño, lo cual genera una brecha entre un punto y otro.

Con base en estos dos puntos, entonces viene el tercer paso de la Arquitectura de Negocios que es optimizar.
Optimizar es alinear tu empresa conforme a tu visión, implica hacer todos los ajustes necesarios en los procesos y en la estructura organizacional para que la empresa esté cada vez más cerca de cumplir tu sueño.

Una vez que los procesos y la estructura organizacional han sido optimizados para cerrar lo más posible la brecha entre tu sueño y la realidad de la empresa, entonces sigue el cuarto paso de la metodología, automatizar, que es hacer las actividades rutinarias más rápido y sin error. Para automatizar se requiere implementar tecnología que podría ser desde computadoras y programas, hasta maquinaria sencilla o sofisticada para hacer más rápido y sin error las actividades rutinarias de los procesos. La tecnología lo único que hace es automatizar procesos, no los mejora, los vuelve más eficientes. Se debe automatizar la rutina y humanizar las excepciones.
Ya que se han optimizado los procesos y automatizado las actividades rutinarias de éstos, entonces se debe de sistematizar, que es el quinto paso de la Arquitectura de Negocios, que consiste en la implantación de los cambios en tu empresa.

Sistematizar es lograr que todas las personas trabajen consistentemente de acuerdo a lo establecido y se genere la información para evaluar su desempeño. Para explicarlo de otra forma, en primer lugar se tienen los procesos, que son una serie de actividades que se hacen de forma secuencial para lograr un fin a partir de un punto inicial, por ejemplo, un proceso de facturación, un proceso de cobranza, etc. Estos procesos se deben documentar para después describirlos en procedimientos, que deben incluir quién hace cada actividad, cuándo se hace, en qué formato, bajo qué política, etc. Todos los procesos y los procedimientos de la empresa en conjunto es lo que se llama el sistema. La empresa es un sistema, ya que la integran el proceso de prospectación, el proceso de ventas, el proceso de facturación, el proceso de cobranza, etc. Estos procesos, procedimientos y el sistema es lo que se puede optimizar para alinear la empresa hacia tu sueño. Una vez optimizado el sistema, entonces se debe aplicar tecnología para hacer las actividades rutinarias más rápido y sin error, buscando hacer más eficiente la operación, esto es lo que se llama automatización. Después de implementar tecnología sigue el trabajar con las personas, esto implica entender su miedo al cambio para reducir su resistencia, capacitarlas y se debe lograr que todas las personas trabajen de acuerdo a la metodología, que es la aplicación disciplinada y ordenada de un sistema con la tecnología. El reto es hacer que todas las personas trabajen consistentemente de acuerdo al sistema y con la tecnología disponible para que se genere la información de la operación, esto es lo que se llama sistematización, y ¿para qué sirve? Para que tú como dueño cuentes con la información real y en tiempo para evaluar el desempeño de tu empresa y tomar decisiones. Pero es muy importante que esas decisiones siempre estén enfocadas a cumplir tu sueño.

La Arquitectura de Negocios es una metodología que se aplica a tu empresa para optimizar, automatizar y sistematizar sus procesos de negocio para que funcione bien sin ti y se debe de aplicar cíclicamente hasta que tu empresa cumpla tu sueño. Los beneficios que tú obtendrás como dueño al aplicar la Arquitectura de Negocios a tu empresa son mayor independencia operativa, aumentarás la competitividad de tu empresa, te convertirás más en un inversionista y menos en un gerente operativo, tu empresa crecerá ya que podrás poner sucursales, distribuciones o franquiciarla, tendrás mayor tiempo libre para emprender, y por último, la Arquitectura de Negocios te va a ayudar a que cumplas el sueño por el cual creaste la empresa.

Fuente: Emprende Jalisco

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